RFID toegepast verhuur verhuismaterialen

Varodarent is marktleider in de verhuurmarkt van verhuismaterialen. Vele duizenden containers, rolcontainers, meterbakken, hondjes etc. worden dagelijks ingezet op verhuisprojecten, verspreid over het land.

Altijd in de vraag kunnen voorzien en flexibel zijn met betrekking tot verhuurtermijnen – dat is wat verhuisbedrijven en/of facilitaire dienstverleners van Varodarent verlangen. Een uitdaging voor de planners, want wanneer kun je je materialen terug verwachten? Hoe hou je voorraden inzichtelijk, in je eigen magazijn, maar ook op de projectlocaties? 

 

Tot voor kort was het zo

“Soms sta je voor raadsels. Dan komen er meer meterbakken terug dan we hebben geleverd. Waar komen die vandaan? Het zijn wel degelijk bakken van Varodarent en na weken of soms maanden speurwerk komt dan opeens de aap uit de mouw. Dan blijken de bakken van een ander project  te zijn dat toevallig ook in hetzelfde bedrijfsverzamelgebouw plaatsvond…”.  Aldus Schoonenberg.

"Met alle respect voor de goede intenties, maar in de praktijk blijkt vaak dat mensen niet kunnen tellen. Bij middelgrote tot grote partijen bakken en/of meubelrollers worden veel telfouten gemaakt - of de verkeerde materialen worden geretourneerd. Mensen zien het verschil niet goed tussen bijvoorbeeld rubber wielen of nylon wielen. Geen verwijt, maar wel een issue waar een oplossing voor bedacht moest worden." 

Vernieuwende oplossing nodig 

Als marktleider zagen wij het als een taak om de servicegraad naar onze klanten verder te verhogen en grip te krijgen op het hele proces van uitleveren van materialen tot aan het weer retour krijgen ervan.

Om dit te kunnen realiseren moet je kritisch zijn en jezelf afvragen hoe de ideale wereld er voor jou uitziet. Met die gedachte kwamen wij tot de volgende uitgangspunten:

  • Ten alle tijden weten waar de verhuismaterialen zich bevinden.
  • De informatie moet up-to-date beschikbaar zijn  voor onszelf, maar ook voor u als huurder.
  • Stromingen inzichtelijk maken van de materialen; van en naar klant, van en naar verschillende locaties.
  • Afhandeling van uitgifte en inname moet efficiënt en 100% betrouwbaar zijn.
  • Verhuurde materialen moeten 100% declarabel zijn.

RFID - dé oplossing

De oplossing werd gevonden in RFID (Radio Frequency Identification)

RFID wordt al jaren toegepast in de retail – o.a. als diefstalpreventie. Een detectiepoortje in een kledingzaak is bijvoorbeeld ook gebaseerd op RFID technieken. Het poortje bevat een zender en ontvanger in de vorm van een antenne die een signaal uitzendt die door de tag wordt ontvangen - gereflecteerd - en weer door de poort wordt opgevangen. Indien een werknemer van de winkel na aankoop de tag uit uw net aangeschafte jas of broek vergeet onklaar te maken, zal het poortje in de winkel een signaal afgeven.

Inmiddels zijn de plastic gevaartes die vaak gaten in de kledingstukken achterlieten, vervangen door veel subtielere stickertjes die zijn uitgerust met dezelfde techniek. 

varodarent-2varodarent-3

Elk verhuur-item van Varodarent is voorzien van een TAG zoals hierboven [rechts] wordt getoond. Iedere TAG heeft een uniek ID nummer en krijgt een identiteit – zoals een hondje, rolcontainer, of meterbak.

Nu de verhuismaterialen zijn voorzien van ID nummers kunnen we deze koppelen aan orders.

varodarent-bestelbon

Bij de uitgifte/uitlevering, worden de bestelde goederen door een detectiepoort gereden, zodat het systeem in enkele seconden kan uitlezen welke items het Varodarent magazijn verlaten. Als alle items van de bestelbon door het poortje zijn gedetecteerd kan de order worden afgerond.

varodarent-gebouw

De poortjes weten wat er gedetecteerd moet worden – dus er gaat geen order incompleet de deur uit. 

Met RFID volledig inzicht

De status van verhuurdossiers is ten alle tijde inzichtelijk voor de huurder. Met een login en een password kan via het internet bekeken worden welke items de huurder in zijn bezit heeft – voor welk verhuisproject en tegen welke kosten.

De kosten kunnen per project op inkoop- en verkoopniveau worden weergegeven. Voor huurders is het dus ook geen enkel probleem om verschillende tarieven te hanteren. Het systeem houdt nauwkeurig bij welke kosten doorbelast kunnen worden op welk project en aan welke klant.

Retouren - handheldscannen van RFID

Het retourneren van de verhuismaterialen is natuurlijk de grootste uitdaging. Want hoe weet je nou als huurder welke materialen retour moeten als je een loods vol hebt staan met spullen van verschillende projecten? 

nordicid

De handheld scanner biedt de huurder vrijwel dezelfde functies als de detectiepoortjes die Varodarent gebruikt bij de uitgifte van de materialen.

Na het scannen van de uitgifte- of bestelbon weet de handheld welke items hij moet detecteren voor retour. Bij aankomst in het magazijn van Varodarent worden de retour gekomen materialen opnieuw door het detectiepoortje gereden en zal het systeem controleren of alle items zijn geretourneerd. 

De voorraad wordt bijgewerkt en de factuur kan worden opgemaakt. Blijken er nog materialen bij de huurder zijn achter gebleven, dan blijven deze  in het systeem “open staan” net zolang tot ze zijn geretourneerd. Er blijft dus altijd overzicht over welke materialen bij wie zijn. 

Misgrijpen is er niet bij, het systeem is uitgerust met een actief en doordacht voorraadbeheer systeem, waar zelfs de verwachte voorraad in gezien kan worden per verhuurlocatie, Varoda Rent verplaatst tijdig het gewenste artikel tussen de locaties zodat uw bestelling altijd beschikbaar is op het gewenste moment.

Bekijk hier hoe Varodarent zijn logistieke processen volledig automatiseerde met RFID